Оптимізація HR-процесів з Hurma

Давно не секрет, що найбільша цінність компанії – її співробітники. І чим краще вибудована система управління в компанії, тим ефективніше буде робота всіх команд. 

HR-менеджер практично завжди працює в режимі багатозадачності, оскільки повинен охоплювати всередині одного дня величезний ряд завдань. Обов'язки HR-фахівця в компанії можна розділити на два великих пластів: рутинні завдання, які не змінюються кожного дня і комплексні завдання, що потребують великої самовіддачі й особистої участі фахівця. 

Через різноманітність обов'язків, робочі дні HR-менеджера відрізняються один від одного, але є рутина, яка переноситься кожного дня, залишаючись незмінною. До неї відноситься:

• ведення всіх видів відсутності співробітників (absence management);
• сповіщення співробітників про корпоративні заходи;
• призначення та ведення зустрічей 1:1;
• регулярні Performance Review;
• ведення статистики співробітників і кандидатів; 
• рекрутингові процеси (заповнення й публікація вакансій, обробка заявок тощо);
• проведення eNPS, Gallup Q12 і багато інших опитувань;

Окрім цього, в обов'язки HR-менеджера входить:

• створення внутрішнього та зовнішнього HR-бренду компанії;
• адаптація нових співробітників;
• організація корпоративних заходів;
• підвищення лояльності співробітників;
• підтримка та розвиток корпоративної культури.

Як бачите, список обов'язків немаленький і, чесно кажучи, вмістити це в один день досить важко. Через таке навантаження HR-менеджер повинен або постійно збільшувати тривалість свого робочого дня, або постійно відкладати й переносити частину завдань. 

Все це виливається в нереальне навантаження, постійну напругу й тиск і, як наслідок, вигорання співробітника. Тобто, той, хто повинен відстежувати й купірувати вигорання всього штату, стоїть на краю обриву, що веде до вигорання. Це велика проблема і, чим більше компанія, тим вище ризик негативного результату для всіх. 

Як розв'язати проблему вигорання HR-менеджера?

Найпопулярніші варіанти – найняти асистента, другого HR-а або відправити цього HR-а у відпустку. Проблема таких рішень – їхня тимчасовість. Розширяти HR-відділ нескінченно – неможливо. Це тимчасові рішення, які, скоріш за все знімають симптоми, а не усувають реальний біль HR-а. 

Діяти потрібно зсередини ситуації, працюючи з основними процесами. Тобто, оптимізувати їх. Що та як можна оптимізувати для HR-a?

Не можна оптимізувати завдання, що безпосередньо пов'язані з прямою роботою з людьми. Ніхто не замінить HR-менеджера на 1:1 зустрічі. Значить, оптимізувати можна те, де безпосередня частина HR-а не так важлива і може бути залучена не повною мірою. 

Це все відноситься до повторних щоденних дій. Кращий варіант їхньої оптимізації – автоматизація. Чим більше автоматизована рутина, тим більше у HR-а часу на безпосередню роботу з людьми. 

Як HR може використовувати автоматизацію?

Ви напевно чули щось про HRM-системи, які стоять на сторожі спокою HR-менеджера. Може, навіть використовували якісь системи або їхні елементи у своїй компанії? Дізнаймось в деталях, що можна автоматизувати серед HR-процесів на прикладі першої національної української HIRS/HRM-системи Hurma.

Hurma System – цілісна all-in-one система для HR і рекрутингу, що дозволяє автоматизувати HR-рутину і більшу частину рекрутингових процесів. Основне завдання системи – зняти з плечей HR-а вагому частину рутини. Потрібно відразу відзначити, що система автоматизації – не заміна і не конкурент HR-менеджеру. Це невидимий асистент, який завжди під рукою і доступний з будь-якого пристрою.

Як Hurma System допомагає HR-менеджеру вирішувати щоденні завдання? Що взагалі можна автоматизувати?

Всі дані про співробітників в одній системі

Мабуть, перше, що потрібно відзначити – цілісність і безпеку системи. Всі дані співробітників зберігаються в одній системі, незалежно від того, маємо ми справу з кандидатом, співробітником або колишнім співробітником. Hurma дозволяє зберігати дані про посади співробітника, його статус, контактах, днями відпустки тощо.

Гейміфікація - моніторинг настрою

Як тільки співробітник заходить в систему, вітальний екран запитує про його поточний настрій. Це вносить ноту гейміфікації у внутрішні процеси в компанії й дозволяє кожному висловитися про свої справи. Крім вибору настрою, є можливість залишити коментар і повідомити про те, що радує або засмучує.

В контексті робочих процесів, це дозволяє HR-менеджеру бути в курсі подій і відстежувати взаємозв'язок настрою і продуктивності співробітника. Співробітникові ж такий підхід дозволяє в будь-який момент часу висловити, що йому заважає в роботі, що не влаштовує, а що, навпаки, подобається. Це сильно спрощує роботу з лояльністю в компанії.

Absence management

Система повністю автоматизує запити на всі види відсутностей. Співробітник може запросити:

• роботу з дому;
• відпустку;
• відсутність за свій рахунок;
• лікарняний без довідки або з довідкою;
• відрядження;
• переробку;
• перенесення робочого дня.

Після запиту, всі відповідальні отримують повідомлення. Це може бути HR, CEO компанії й Team Lead, наприклад. Далі запит розглядається і затверджується/відхиляється/переноситься.

Не потрібно писати паперову заяву на відпустку і ходити з ним за десятьма підписами. Буквально пару кліків в зручному інтерфейсі, і у співробітника є відпустка, а у HR-менеджера враховані всі відсутності.

Події та календар

Протягом життя компанії, з'являються різні події, заходи, мітинги. HR-менеджеру потрібно відстежувати всі ці події, нагадувати про них співробітникам і керівництву. Сюди входять як рядові інтерв'ю з кандидатами, мітинги й зустрічі 1:1, так і великі корпоративи. Hurma System дозволяє створювати подія один раз, синхронізувати її з Google-календарем і розсилати повідомлення всім причетним до цієї події.

Рекрутинг

Система відмінно працює з рекрутинговими процесами. Hurma дозволяє створювати профіль кандидата, імпортувати його дані з різних форматів CV, парсити резюме з LinkedIn і популярних job-порталів (work.ua, rabota.ua, dou.ua, djinni.co, hh.ud, inco.works). Те ж стосується розміщення вакансій. Рекрутер або HR може створити вакансію в системі й вона автоматично опублікується на обраних порталах пошуку роботи. Більше не потрібно вручну копіювати та вставляти резюме кілька разів на різні ресурси.

Kanban-дошка дозволяє рекрутеру в будь-який момент подивитися, скільки зараз відкритих вакансій, скільки заявлено кандидатів, хто на якому етапі найму та які події з кандидатами заплановані на сьогодні (співбесіда, созвон, прийом тестового завдання та ін.) – це істотно спрощує роботу рекрутингового відділу.

OKR

Система заточена не тільки на HR і рекрутинг, але й на цілі компанії. Методологія OKR – Objectives, Key and Results дозволяє створювати цілі для кожного співробітника і спільні цілі компанії. Деревоподібна система цілей відображає вплив цілей і завдань кожного співробітника в компанії на глобальні цілі команди й бізнесу. Це дозволяє співробітникам оцінювати свій внесок у спільну справу і не відчувати, що вони "просто виконують завдання".

Такий підхід суттєво знижує відсоток вигоряння всередині компанії.

Аналітика та статистика

Завдяки тому, що всі дані про співробітників, роботі HR-менеджера і рекрутера зібрані в одній системі, можна скласти відмінну статистику за різними параметрами.

Hurma System дозволяє бачити статистику плинності персоналу в компанії, дивитися, з якої посади або з якої команди люди йдуть найбільше. Подальша аналітика цих даних дає можливість змінювати процеси в компанії для уникнення повторення ситуації.

У статистиці рекрутингу вам доступна воронка рекрутингу, список вакансій, їхні джерела та багато іншого. Ви можете оцінити ефективність каналів рекрутингу, зрозуміти, що краще працює і на що варто звернути увагу. Тут же можна оцінити ефективність кожного рекрутера, подивитися, які за ним закріплені вакансії, які закриваються швидше, які повільніше і так далі.

Пам'ятаєте вітальний екран на самому початку роботи з системою? Дані моніторингу настрою теж зберігаються в статистиці. Тут можна подивитися загальну статистику настрою, подивитися динаміку настрою в компанії в цілому, і по кожному співробітнику, зокрема. Якщо співробітник залишав коментар до свого настрою, ці дані теж будуть збережені в розділі статистики.

Шаблони й опитування

Hurma System дозволяє HR-менеджеру працювати з шаблонами документів і опитуваннями. У систему можна завантажити необхідні для роботи HR-а документи. Тут же можна створювати опитувальники, наприклад, для Performance Review. Без автоматизації процедура виглядає наступним чином: HR повідомляє співробітника про майбутній Performance Review, видає анкету, співробітник заповнює анкету, повертає її HR-менеджеру, той обробляє відповіді, призначає зустріч, повідомляє всіх учасників зустрічі, після чого вже починається саме Review.

Як це працює з Hurma? HR-менеджер заздалегідь створює шаблон опитувальника для Performance Review. Потім створює в календарі подію, про яку працівник отримує автоматичне повідомлення. Отримавши повідомлення, співробітник заповнює опитувальник, HR отримує повідомлення від системи про те, що опитувальник готовий і призначає особисту зустріч. Всі учасники зустрічі отримують повідомлення і знають, коли й куди їм потрібно прийти. Сумарно це займає хвилин 5-10 активного часу всіх учасників фахівців. А не автоматизований процес може зайняти й півдня.

Чат-бот AI Partner

Додатковий плюс до автоматизації – доступ до функцій через чат-бот в Telegram. Практично весь функціонал системи повторюється всередині месенджера в телефоні. Ні HR-у, ні співробітникові не потрібно додатково логінитися або встановлювати додатки.

Бот інтегрується в один клік, після чого співробітник може робити всі необхідні йому запити, HR-менеджер може їх обробляти, рекрутер отримує повідомлення про відгуки на вакансію і багато іншого.

Автоматизація – це не страшно

Багато фахівців відкладають оптимізацію власної рутини, тому що не хочуть втручатися в процеси, керуючись принципом "працює – не чіпай". Або побоюються, що система може повністю замінити їх на робочому місці. Когось лякає сама ідея трансформації поточного укладу, тривала інтеграція, перенесення інформації та багато іншого.

На ділі, автоматизація – не заміна HR-фахівця, а інструмент для спрощення його життя. HR - дуже багатогранний співробітник, якому необхідно постійне вдосконалення і навчання. Важливо мати час на самоосвіту, відвідування конференцій і так далі. HR-менеджер не може відучитися один раз на курсах і працювати з цими знаннями протягом всієї кар'єри, йому потрібно регулярне відточування та поліпшення навичок. Все це вимагає колосальної кількості часу. А де його взяти, коли між 1: 1, співбесідами й іншими зустрічами, HR змушений витрачати дорогоцінні години на заповнення відсутностей, призначення подій і розсилку повідомлень?

Hurma System чарівною паличкою приходить на допомогу, скорочуючи витрачаються зусилля за допомогою автоматизації. Тепер HR може за п'ять хвилин затвердити всі запитані відпустки, переглянути відкриті вакансії, запланувати співбесіди й мітинги. Чи не потрібна ніяка паперова робота, не потрібні тривалі з'ясування в чатах, у кого скільки днів відпустки та чому. Всі підрахунки проводяться автоматично, всі дані та правила компанії знаходяться в системі, всі контакти співробітників у швидкому доступі.

Структуризація та автоматизація внутрішніх HR-процесів позитивно впливає на роботу всієї компанії, оскільки спрощує життя не тільки HR-фахівця, а й кожного співробітника в компанії. Коли ми говоримо про російсько- та україномовний ринок, аналогів Hurma System просто немає. Це перша система адаптована під наш ринок і наш бізнес. Тому не бійтеся автоматизуватися, адже Hurma завжди на сторожі ваших інтересів!